[Tony]

Теперь немного о "нормальной конгрессной практике", если позволите.

Организаторы фестивалей железно отвечают за 2 вещи:
семинары и всё, что с ними связано (залы, расписание, преподы, техника);
вечеринки (места, техника, диджеи, программа).

В процессе подготовки они также отвечают на все возникающие вопросы, дают советы по поиску жилья (возможно, спец.предложения в отелях), логистике и т.п.

Но они не отвечают за расселение, питание и знакомство гостей с городом - если они не заявляют об этом заранее и не берут за это отдельный прайс. Если оно надо - надо идти и просить помочь.

И уж тем более они не занимаются централизованным сбором / выдачей музыки, видео и прочего. Если оно надо - надо идти и лично договариваться.

Это нормальная международная практика. И когда гости ожидают чего-то сильно большего - полагаю, повод гостям задуматься об адекватности ожиданий.